Vào 13h30’, thứ hai ngày 11 tháng 01 năm 2010, đội cộng tác viên khoa quản trị kinh doanh đã tổ chức buổi tập huấn cho các cộng tác viên trong ban kế hoạch và nội dung với chủ đề “Kỹ năng văn bản và tổ chức hoạt động”.

Chương trình được làm nóng với những trò chơi tập thể đầy thú vị với anh Võ Anh Quốc trong vai trò hoạt náo viên. Anh Phan Hòa Hiếu-báo cáo viên, đã bắt đầu nội chương trình tập huấn với bí quyết tập trung “hít thở sâu và cười thật sảng khoái”. Buổi tập huấn có hai nội dung chính là kỹ năng soạn thảo văn bản và kỹ năng tổ chức. Với phong cách thuyết trình sáng tạo và độc đáo, anh Hiếu đã bắt đầu ngay nội dung tập huấn từ kỹ năng soạn thảo văn bản. Nội dung của phần này là giới thiệu qua tất cả những hình thức văn bản thông dụng cho các cán bộ đoàn hội cũng như quy trình xét duyệt văn bản. Phần văn bản kế hoạch đóng vai trò trọng tâm của phần một được anh Hiếu hướng dẫn cẩn thận từng mục lớn nhỏ trong một bản kế hoạch, với những lỗi sai thường mắc phải và đưa ra một số kế hoạch mẫu. Ngoài ra là các mẫu văn bản như văn bản mượn giảng đường, mượn thiết bị, thư mời, thư ngõ.. cũng được anh Hiếu chia sẽ thiết thực và hữu ích với nhiều kinh nghiệm cá nhân trong quá trình soạn thảo văn bản và liên hệ. Nội dung quy trình làm việc với các phòng ban được hệ thống chi tiết và rõ ràng tương ứng với từng công việc cụ thể khi tổ chức một hội thảo, sinh hoạt… Đặc biệt anh Hiếu còn lồng ghép vào từng tính huống cụ thể trong quy trình làm việc với các phòng ban nghệ thuật giao tiếp, ứng xử trong cuộc sống và công việc.

Nội dung về kỹ năng tổ chức hoạt động được anh Hiếu trao đổi trong thời gian còn lại của buổi tập huấn. Anh Hiếu đưa ra công thức hoạt động chính là sự kết hợp giữa ý tưởng và tổ chức. Ý tưởng mà chưa xây dựng thành kế hoạch, chưa bắt tay thực hiện thì vẫn chỉ là ý tưởng, tổ chức mà thiếu ý tưởng thì không biết phải làm gì và để được mục tiêu gì. Trước hết anh Hiếu xác định một ý tưởng hoạt động trong môi trường đại học có thể xuất phát từ nhu cầu của sinh viên, sứ mệnh của tổ chức cụ thể là đội cộng tác viên và nhu cầu của xã hội. Một ý tưởng tốt là ý tưởng có thể kết hợp tốt cả ba yếu tố trên. Anh Hiếu đã đặt ra câu hỏi về sứ mệnh đội cộng tác viên khoa quản trị kinh doanh cho các thành viên tham gia tập huấn. Anh Lê Văn đã thay mặt ban điều hành tổng kết lại sứ mệnh của đội trong hai nội dung chính: hỗ trợ hoạt động của khoa và phát triển kỹ năng cho các thành viên. Từ ý tưởng đến tổ chức là một quá trình gồm ba bước: xây dựng kế hoạch, chuẩn bị và tổ chức. Ở nội dung xây dựng kế hoạch anh Hiếu khẳng định một kế hoạch hoàn chỉnh ngoài những mục trong bản kế hoạch duyệt lên cấp trên còn cần phải tính chi tiết cụ thể và lường trước những khó khăn có thể gặp phải. Tiếp đến là phần chuẩn bị với bốn nội dung chính. Thứ nhất khâu là tuyên truyền, triển khai kế hoạch. Có hai hình thức triển khai chính: trực tiếp và gián tiếp. Triển khai trực tiếp bằng cách triệu tập thành phần liên quan họp triển khai kế hoạch.Triển khai bằng văn bản gửi xuống các chi hội, Liên chi hội. Thứ hai là khâu chuẩn bị về nhân sự. Khâu thành lập Ban Tổ chức cần xác định Trưởng ban Tổ chức, Phó Trưởng ban và các thành viên nhằm điều hành thực hiện kế hoạch . Bên cạnh đó cần thành lập các tiểu ban có nhiệm vụ giúp việc cho Ban Tổ chức như Tiểu ban Hậu cần, Tiểu ban Lễ tân, Tiểu ban Nội dung... Trong quá trình chuẩn bị nhân sự cần phân rõ trách nhiệm quyền hạn cuả từng ban. Để tổng kết khâu thứ hai anh Hiếu đã đưa ra sơ đồ nhân sự tổ chức.

Phần thứ ba là khâu chuẩn bị về nội dung. Anh Hiếu nhấn mạnh đây là khâu rất quan trọng, cụ thể thêm nữa nội dung kế hoạch vào thực tiễn tổ chức. Tiểu ban Nội dung phải tham mưu chuẩn bị các nội dung liên quan đến chương trình : Tìm hiểu qua sách vở, internet, đặc biệt là kinh nghiệm của người đi trước ( Ban chỉ đạo, ban cố vấn ). Từ đó lập khung kịch bản chương trình và dự trù những tình huống phát sinh tới nội dung. Anh Hiếu cũng nhắc nhở, ở khâu này cần hướng đến phương pháp xử lý những tình huống phát sinh đặc biệt chú ý nội dung chương trình phải bám sát với mục đích, ý nghĩa đã đề ra ngay từ ban đầu. Khâu cuối cùng là chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất. Tiểu ban Hậu cần chịu trách nhiệm chính trong khâu này với nhiệm vụ chuẩn bị các điều kiện đảm bảo cho chương trình, lập dự trù kinh phí chi tiết cho toàn bộ chương trình cũng như chuẩn bị đảm bảo về địa điểm, sân bãi, chỗ ăn nghỉ cho Ban Tổ chức, trang trí, âm thanh, ánh sáng, hoa, nước uống.... Anh Hiếu chia sẽ kinh nghiệm lập bản dự trù kinh phí và phương thức vận động tài trợ. trong mỗi khâu anh Hiếu đều đưa ra những tình huống và cùng với các cộng tác viên thảo luận phương án giải quyết. Khi ý tưởng đã được cụ thể hóa thành kế hoạch và chuẩn bị hoàn tất thì bước cuối cùng chính là tổ chức. Ở bước này các tiểu ban hay các nhóm phối hợp nhịp nhàng với nhau theo sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng ban . Khi tổ chức cần chú ý vừa bám sát kịch bản khung nhưng cũng cần linh hoạt trong khi giải quyết tình huống. Và để tổng kết lại quá trình tổ chức anh Hiếu đã đưa ra quy tắc Pareto 80/20: 80% ý tưởng thì thực hiện được 20 % ý tưởng đó, 80% hoạt động thì 20 % họat động đáp ứng nhu cầu… và 20 % hoạt động tác động, thu hút đến 80 % SV tham gia, 20 % thành viên trong đội cộng tác viên tạo nên 80% hoạt động. Ý nghĩa của phương pháp nằm ở tính hiệu quả, chất lượng chương trình và nguồn nhân lực của đội. Trong thực tiễn áp dụng phương pháp pareto, cần chú ý tập trung vào sứ mệnh của đội, tận dụng nguồn nhân lực tốt vào những hoạt động quan trọng.

Nội dung trình bày vỏn vẹn trong hơn ba tiếng dù hết sức cô đọng và hữu ích nhưng vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu rèn luyện kỹ năng văn bản và tổ chức cũng như niềm hứng thú của các thành viên. Hiểu được tâm trạng đó, anh Võ Anh Quốc đã đưa ra đề tài “Kế hoạch để phát triển hoạt động của đội cộng tác viên khoa quản trị kinh doanh” như một bài tập để các bạn thực tập và thể hiện. Với thời hạn nộp kế hoạch là chủ nhật ngày 17/01/2010 hy vọng các thành viên đội cộng tác viên khoa quản trị sẽ thể hiện thật tốt năng lực bản thân và những kỹ năng tiếp thu được từ buổi tập huấn.