Thứ sáu, ngày 18 tháng 12 năm 2009 đội CTV đã tổ chức tập huấn thứ 2 cho Cảm tình viên - những cán bộ Đoàn - Hội nồng cốt trong tương lai - với chủ đề “tổ chức chương trình – vận động tài trợ”.
Mở đầu chương trình là phần hoạt náo đầu giờ, các bạn sinh viên tham dự được chia thành nhiều đội và có 3 phút để đặt cho đội mình một cái tên.
Trong khoảng thời gian ngắn ngủi như vậy thì rất nhiều cái tên ngộ nghĩnh đôi khi ngớ ngẩn như “WC”… hay không kém phần sáng tạo như đội “…” (Im lặng) với câu slogan: “…” (Im lặng là vàng) đã gây được ấn tượng cho cả hội trường.
Cách Thức Tổ Chức Và Lên Ý Tưởng Cho Một Chương Trình là phần đầu tiên của chương trình do chị Đặng Thị Thu Trang – ban Thư ký Hội Sinh Viên trường – trình bày. Brainstorming và Mindmap là cặp phương pháp và công cụ để thực hiện việc khai thác các ý tưởng một cách hiệu quả. Brainstorming có thể nói là một phương pháp để hoạt động nhóm có hiệu quả, là phương pháp hữu hiệu để khai thác tất cả các ý tưởng sáng tạo của các thành viên trong tập thể về một vấn đề, từ đó quyết định xem ý tưởng nào là phương án tốt nhất. Có 3 bước quan trọng để tiến hành Brainstorming : xác định rõ vấn đề; chỉ đưa ra ý tưởng; tổng kết, sắp xếp và đánh giá các ý tưởng. Trong phương pháp Brainstorming, bước hay nhất và cần chú ý nhất là bước CHỈ ĐƯA RA Ý TƯỞNG. Ở bước này, tất cả mọi ý tưởng đề được hoan nghênh, không có ý tưởng nào là dở, không có ý tưởng nào là sai. Trưởng nhóm phải biết tạo không ý vui vẻ để mở nguồn ý tưởng, khuyến khích tất cả các thành viên đưa ra ý tưởng và các ý tưởng phải được ghi chép lại để thảo luận sâu hơn ở bước 3. Bước cuối cùng là công đoạn đánh giá, thảo luận chọn ra những ý tưởng tốt nhất, gộp những ý kiến có ý tương đồng và xóa bỏ những ý kiến không phù hợp. Áp dụng được Brainstorming chúng ta sẽ có nhiều hơn ý tưởng hay và sáng tạo cho chương trình hoặc sự kiện từ các thành viên trong nhóm.
Theo chị Trang, một ý tưởng thực hiện chương trình sẽ phải xoay quanh 7 nội dung sau: Cái gì, Ai làm, Cho ai, Nguồn lực, Đóng góp, Lợi ích và Tương lai. Các nội dung này sẽ thể hiện một chương trình là tốt hay dở, khả thi hay không khả thi. Tuy nhiên khi thực hiện chương trình, người tổ chức dễ rơi vào các sai lầm vì những lý do sau đây: Làm việc theo cảm tính, Thói quen, Thiếu kinh nghiệm, Thiếu quy trình làm việc và chỉ làm việc đơn chiều. Vì vậy chúng ta nên kiểm tra tính khả thi của ý tưởng thông qua: Thực nghiệm, Chuyên gia, Tư liệu …
Tiếp theo chương trình là phần trình bày về Phương pháp và Kỹ năng soạn thảo Văn bản. Phần này chủ yếu giới thiệu về hình thức trình bày và nội dung cần thiết của các loại văn bản. Tuy nhiên văn bản “Kế hoạch” được chị Trang nhấn mạnh nhất. Và để các bạn nắm rõ hơn về cách thức trình bày các loại văn bản, chương trình đã tiếp tục bằng một phần thực hành nho nhỏ về tìm lỗi sai của các văn bản đã được các anh chị khóa trước soạn thảo.
Phần tiếp theo và cũng là phần thú vị nhất của chương trình đó là phần “Đi tìm nguồn lực – VẬN ĐỘNG TÀI TRỢ” do anh Phan Ngọc Anh – chủ tịch hội SV trường – chia sẻ. Anh nhắc đi nhắc lại rằng quan điểm của vận động tài trợ : “Chúng ta không đi xin!” mà chúng ta thực hiện một quy luật căn bản “Đưa – Nhận” chứ không phải “Xin – Cho”. Công việc của chúng ta giống như đi bán hàng. Thực chất chúng ta tìm một đối tác cho ta một nguồn lực và cùng ta làm việc gì với một lợi ích hiện hữu. Vậy thế nào là Vận Động Tài Trợ và tại sao cần phải tài trợ? Vận động tài trợ tức là đi tìm một nguồn lực (tài lực và vật lực) cho một sự kiện hay dự án nào đó từ một hay nhiều đối tác nào đó (nhà tài trợ) để thỏa mãn một lợi ích đa chiều. Lợi ích đa chiều có thể gồm: thỏa mãn nhà tổ chức, nhà tài trợ, đối tác phụ, đối tượng công chúng, cộng đồng xã hội. Giống như có 3 nhóm là: nhà tổ chức, nhà tài trợ và nhóm hưởng lợi. Các nhóm này tác động qua lại với nhau vì các lợi ích, mục tiêu khác nhau. Để có được tài trợ thì ta phải xây dựng một sự kiện sáng giá. Làm sao để xây dựng nó? Chúng ta sẽ đứng trên quan điểm của nhà tài trợ. Nhà tài trợ sẽ có thể đặt những câu hỏi sau: chương trình có góp phần tạo lập hình ảnh thương hiệu tốt cho cộng đồng không? Chương trình sẽ tác động vào khách hàng mục tiêu như thế nào? Và một yếu tố không kém phần quan trọng đó là giá trị và triết lý mà chương trình sẽ tôn vinh thêm cho tổ chức. Vì vậy, một sự kiện sáng giá thì thường bao gồm các yếu tố sau: nhà tổ chức tốt; ngân sách hợp lý; sức lan tỏa, ảnh hưởng và quan trọng nhất là tính độc đáo và mới lạ của “sản phẩm”. Và để thực hành tạo một sự kiện sáng giá, anh Ngọc Anh đã cho các đội đặt những tên chương trình bởi vì một sự kiện tốt phải có một cái tên thật hay tương xứng.
Vận động truyền thông hỗ trợ sự kiện cũng là một việc không thể thiếu khi tổ chức chương trình vì một sự kiện sáng giá mà không có truyền thông bảo trợ cũng gióng như chim cánh cụt, có cánh mà không thể bay! Vì vậy lựa chọn phương thức tài trợ phù hợp trong số các phương thức: đơn vị đồng tài trợ, đơn vị bảo trợ, nhóm phóng viên hỗ trợ là một việc quan trọng quyết định tính lan tỏa của chương trình.
Và phương thức vận động tài trợ như thế nào là phần quan trọng nhất mà anh Ngọc Anh muốn chia sẻ. Đầu tiên chúng ta phải lựa chọn loại hình tài trợ: tài trợ theo tổng chi phí hay tài trợ từng phần. Một lời khuyên đó là “Hãy linh hoạt!”. Chúng ta cần linh hoạt trong việc cân nhắc chọn loại hình tài trợ vì để đạt được nguồn lực tối đa phục vụ cho mục tiêu của mình. Chúng ta phải phân chia quyền lợi của nhà tài trợ một cách thích hợp vì vậy cần có những nguyên tắc sau đây:
- Nguyên tắc thứ bậc: Chia theo mức tài trợ và công bằng.
- Nguyên tắc mục tiêu: Hướng tới lợi ích của sự kiện chứ không phải nhà tài trợ.
- Nguyên tắc quan hệ: Ưu tiên các đối tác có quan hệ thường xuyên, dài hạn.
- Nguyên tắc tăng thêm: Hứa ít và làm nhiều !
Chúng ta có một quy trình tiếp cận nhà tài trợ sau: Tìm kiếm thông tin -> Đánh giá -> Tìm người liên lạc -> Gửi hồ sơ -> Thúc đẩy -> Cuộc hẹn -> Thương lượng -> Hợp đồng -> Quan hệ sau tài trợ. Tuy nhiên không có một quy trình nào chuẩn ! Nó phụ thuộc rất lớn vào sự hiểu biết của bạn đối với nhà tài trợ đó. Trong số các bước trên, THÚC ĐẨY là bước quan trọng nhất, nó cũng vừa giống như là một nghệ thuật bán hàng vì vậy nên để việc này cho người có khả năng. Có thể bạn sẽ phải “Giằng co” lợi ích. Nhưng hãy nhớ rằng, lợi ích của nhà tài trợ là một “giá trị động” nên mục tiêu của bạn cũng là “động” !
Công việc nào cũng cần phải chi tiết, rõ ràng. Vì vậy chúng ta phải chuẩn bị một số hồ sơ cho việc vận động tài trợ như sau: Thư ngỏ, Kế hoạch tổng thể, Bảng chi tiết thiết kế không gian, Khả năng truyền thông của chương trình, Bản đề xuất các quyền lợi, Minh họa kinh nghiệm nhà tổ chức, Các tổ chức có ảnh hưởng hỗ trợ, Bản kế hoạch tài chính.
Vài tiếng đồng hồ không đủ thời gian để anh Ngọc Anh có thể trình bày hết vấn đề và chia sẻ hết kinh nghiệm của mình nhưng hơn cũng đã làm cho người nghe cảm thấy thích thú và phần nào hiểu được tầm quan trọng cũng như cách thức để vận động tài trợ. Buổi tập huấn kết thúc vì đã trễ nhưng ai nấy vẫn còn muốn nghe anh Ngọc Anh chia sẻ tiếp những kinh nghiệm của mình trong những lần đi vận động tài trợ. Nhưng như lời anh Ngọc Anh đã hứa, hy vọng chúng ta sẽ trở lại vấn đề này trong những buổi trainning khác sắp tới.
Mở đầu chương trình là phần hoạt náo đầu giờ, các bạn sinh viên tham dự được chia thành nhiều đội và có 3 phút để đặt cho đội mình một cái tên.
Trong khoảng thời gian ngắn ngủi như vậy thì rất nhiều cái tên ngộ nghĩnh đôi khi ngớ ngẩn như “WC”… hay không kém phần sáng tạo như đội “…” (Im lặng) với câu slogan: “…” (Im lặng là vàng) đã gây được ấn tượng cho cả hội trường.Cách Thức Tổ Chức Và Lên Ý Tưởng Cho Một Chương Trình là phần đầu tiên của chương trình do chị Đặng Thị Thu Trang – ban Thư ký Hội Sinh Viên trường – trình bày. Brainstorming và Mindmap là cặp phương pháp và công cụ để thực hiện việc khai thác các ý tưởng một cách hiệu quả. Brainstorming có thể nói là một phương pháp để hoạt động nhóm có hiệu quả, là phương pháp hữu hiệu để khai thác tất cả các ý tưởng sáng tạo của các thành viên trong tập thể về một vấn đề, từ đó quyết định xem ý tưởng nào là phương án tốt nhất. Có 3 bước quan trọng để tiến hành Brainstorming : xác định rõ vấn đề; chỉ đưa ra ý tưởng; tổng kết, sắp xếp và đánh giá các ý tưởng. Trong phương pháp Brainstorming, bước hay nhất và cần chú ý nhất là bước CHỈ ĐƯA RA Ý TƯỞNG. Ở bước này, tất cả mọi ý tưởng đề được hoan nghênh, không có ý tưởng nào là dở, không có ý tưởng nào là sai. Trưởng nhóm phải biết tạo không ý vui vẻ để mở nguồn ý tưởng, khuyến khích tất cả các thành viên đưa ra ý tưởng và các ý tưởng phải được ghi chép lại để thảo luận sâu hơn ở bước 3. Bước cuối cùng là công đoạn đánh giá, thảo luận chọn ra những ý tưởng tốt nhất, gộp những ý kiến có ý tương đồng và xóa bỏ những ý kiến không phù hợp. Áp dụng được Brainstorming chúng ta sẽ có nhiều hơn ý tưởng hay và sáng tạo cho chương trình hoặc sự kiện từ các thành viên trong nhóm.
Theo chị Trang, một ý tưởng thực hiện chương trình sẽ phải xoay quanh 7 nội dung sau: Cái gì, Ai làm, Cho ai, Nguồn lực, Đóng góp, Lợi ích và Tương lai. Các nội dung này sẽ thể hiện một chương trình là tốt hay dở, khả thi hay không khả thi. Tuy nhiên khi thực hiện chương trình, người tổ chức dễ rơi vào các sai lầm vì những lý do sau đây: Làm việc theo cảm tính, Thói quen, Thiếu kinh nghiệm, Thiếu quy trình làm việc và chỉ làm việc đơn chiều. Vì vậy chúng ta nên kiểm tra tính khả thi của ý tưởng thông qua: Thực nghiệm, Chuyên gia, Tư liệu …
Tiếp theo chương trình là phần trình bày về Phương pháp và Kỹ năng soạn thảo Văn bản. Phần này chủ yếu giới thiệu về hình thức trình bày và nội dung cần thiết của các loại văn bản. Tuy nhiên văn bản “Kế hoạch” được chị Trang nhấn mạnh nhất. Và để các bạn nắm rõ hơn về cách thức trình bày các loại văn bản, chương trình đã tiếp tục bằng một phần thực hành nho nhỏ về tìm lỗi sai của các văn bản đã được các anh chị khóa trước soạn thảo.
Phần tiếp theo và cũng là phần thú vị nhất của chương trình đó là phần “Đi tìm nguồn lực – VẬN ĐỘNG TÀI TRỢ” do anh Phan Ngọc Anh – chủ tịch hội SV trường – chia sẻ. Anh nhắc đi nhắc lại rằng quan điểm của vận động tài trợ : “Chúng ta không đi xin!” mà chúng ta thực hiện một quy luật căn bản “Đưa – Nhận” chứ không phải “Xin – Cho”. Công việc của chúng ta giống như đi bán hàng. Thực chất chúng ta tìm một đối tác cho ta một nguồn lực và cùng ta làm việc gì với một lợi ích hiện hữu. Vậy thế nào là Vận Động Tài Trợ và tại sao cần phải tài trợ? Vận động tài trợ tức là đi tìm một nguồn lực (tài lực và vật lực) cho một sự kiện hay dự án nào đó từ một hay nhiều đối tác nào đó (nhà tài trợ) để thỏa mãn một lợi ích đa chiều. Lợi ích đa chiều có thể gồm: thỏa mãn nhà tổ chức, nhà tài trợ, đối tác phụ, đối tượng công chúng, cộng đồng xã hội. Giống như có 3 nhóm là: nhà tổ chức, nhà tài trợ và nhóm hưởng lợi. Các nhóm này tác động qua lại với nhau vì các lợi ích, mục tiêu khác nhau. Để có được tài trợ thì ta phải xây dựng một sự kiện sáng giá. Làm sao để xây dựng nó? Chúng ta sẽ đứng trên quan điểm của nhà tài trợ. Nhà tài trợ sẽ có thể đặt những câu hỏi sau: chương trình có góp phần tạo lập hình ảnh thương hiệu tốt cho cộng đồng không? Chương trình sẽ tác động vào khách hàng mục tiêu như thế nào? Và một yếu tố không kém phần quan trọng đó là giá trị và triết lý mà chương trình sẽ tôn vinh thêm cho tổ chức. Vì vậy, một sự kiện sáng giá thì thường bao gồm các yếu tố sau: nhà tổ chức tốt; ngân sách hợp lý; sức lan tỏa, ảnh hưởng và quan trọng nhất là tính độc đáo và mới lạ của “sản phẩm”. Và để thực hành tạo một sự kiện sáng giá, anh Ngọc Anh đã cho các đội đặt những tên chương trình bởi vì một sự kiện tốt phải có một cái tên thật hay tương xứng.
Vận động truyền thông hỗ trợ sự kiện cũng là một việc không thể thiếu khi tổ chức chương trình vì một sự kiện sáng giá mà không có truyền thông bảo trợ cũng gióng như chim cánh cụt, có cánh mà không thể bay! Vì vậy lựa chọn phương thức tài trợ phù hợp trong số các phương thức: đơn vị đồng tài trợ, đơn vị bảo trợ, nhóm phóng viên hỗ trợ là một việc quan trọng quyết định tính lan tỏa của chương trình.
Và phương thức vận động tài trợ như thế nào là phần quan trọng nhất mà anh Ngọc Anh muốn chia sẻ. Đầu tiên chúng ta phải lựa chọn loại hình tài trợ: tài trợ theo tổng chi phí hay tài trợ từng phần. Một lời khuyên đó là “Hãy linh hoạt!”. Chúng ta cần linh hoạt trong việc cân nhắc chọn loại hình tài trợ vì để đạt được nguồn lực tối đa phục vụ cho mục tiêu của mình. Chúng ta phải phân chia quyền lợi của nhà tài trợ một cách thích hợp vì vậy cần có những nguyên tắc sau đây:
- Nguyên tắc thứ bậc: Chia theo mức tài trợ và công bằng.
- Nguyên tắc mục tiêu: Hướng tới lợi ích của sự kiện chứ không phải nhà tài trợ.
- Nguyên tắc quan hệ: Ưu tiên các đối tác có quan hệ thường xuyên, dài hạn.
- Nguyên tắc tăng thêm: Hứa ít và làm nhiều !
Chúng ta có một quy trình tiếp cận nhà tài trợ sau: Tìm kiếm thông tin -> Đánh giá -> Tìm người liên lạc -> Gửi hồ sơ -> Thúc đẩy -> Cuộc hẹn -> Thương lượng -> Hợp đồng -> Quan hệ sau tài trợ. Tuy nhiên không có một quy trình nào chuẩn ! Nó phụ thuộc rất lớn vào sự hiểu biết của bạn đối với nhà tài trợ đó. Trong số các bước trên, THÚC ĐẨY là bước quan trọng nhất, nó cũng vừa giống như là một nghệ thuật bán hàng vì vậy nên để việc này cho người có khả năng. Có thể bạn sẽ phải “Giằng co” lợi ích. Nhưng hãy nhớ rằng, lợi ích của nhà tài trợ là một “giá trị động” nên mục tiêu của bạn cũng là “động” !
Công việc nào cũng cần phải chi tiết, rõ ràng. Vì vậy chúng ta phải chuẩn bị một số hồ sơ cho việc vận động tài trợ như sau: Thư ngỏ, Kế hoạch tổng thể, Bảng chi tiết thiết kế không gian, Khả năng truyền thông của chương trình, Bản đề xuất các quyền lợi, Minh họa kinh nghiệm nhà tổ chức, Các tổ chức có ảnh hưởng hỗ trợ, Bản kế hoạch tài chính.
Vài tiếng đồng hồ không đủ thời gian để anh Ngọc Anh có thể trình bày hết vấn đề và chia sẻ hết kinh nghiệm của mình nhưng hơn cũng đã làm cho người nghe cảm thấy thích thú và phần nào hiểu được tầm quan trọng cũng như cách thức để vận động tài trợ. Buổi tập huấn kết thúc vì đã trễ nhưng ai nấy vẫn còn muốn nghe anh Ngọc Anh chia sẻ tiếp những kinh nghiệm của mình trong những lần đi vận động tài trợ. Nhưng như lời anh Ngọc Anh đã hứa, hy vọng chúng ta sẽ trở lại vấn đề này trong những buổi trainning khác sắp tới.
Trần Chí Thiện
kiểu gì thì xin tài trợ vẫn là gian nan, vất vả nhất